Sistema de Información Interna y Defensa del Informador

De acuerdo con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que denuncien infracciones normativas y contra la corrupción, Nuvolar Works (en adelante «Nuvolar») ha establecido un Sistema de Información Interna unificado.

Este sistema garantiza la confidencialidad, independencia y protección de todos los informantes que, de buena fe, denuncien posibles irregularidades, incumplimientos de la ley o comportamientos poco éticos. Refleja el compromiso de Nuvolar con la transparencia, la integridad y el cumplimiento de las normas legales nacionales y europeas.

Este procedimiento describe el canal interno de denuncia, los derechos de los denunciantes y los protocolos que garantizan un entorno seguro, justo y solidario para todas las personas que denuncian problemas.

Responsable del Sistema de Información Interna

El Responsable del Sistema de Información Interna (RSII) de Nuvolar es:

Marketa Bartova
Directora de RRHH de Nuvolar
Correo electrónico: ethics@nuvolar.com

En caso de conflicto de intereses, ausencia o vacante, las funciones de la RSII serán asumidas temporalmente por la Dirección General a través del Director General designado, siempre que no exista conflicto de intereses, actuando con plena independencia y confidencialidad de acuerdo con el artículo 8.3 de la Ley 2/2023.

Finalidad del Canal de Denuncias

El Canal de Denuncias sirve como mecanismo seguro y confidencial para que los empleados, colaboradores, proveedores y otras partes interesadas puedan informar de cualquier comportamiento, acción o irregularidad que puedan constituir:

• Incumplimiento de las políticas internas o de las normas éticas.
• Incumplimiento de las leyes locales, nacionales o internacionales aplicables.
• Violaciones de las obligaciones anticorrupción o de transparencia.
• Acciones contrarias a los intereses de la empresa, de sus empleados o de las partes interesadas.

Los objetivos de este sistema son

• Promover una cultura de transparencia, responsabilidad y conducta ética dentro de la organización.
• Detecta y aborda rápidamente posibles irregularidades para mitigar riesgos o daños.
• Garantiza la protección del informante y la confidencialidad de todos los informes.
• Garantizar el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y de la Ley 2/2023.

Al proporcionar una vía clara y fiable para informar, Nuvolar fomenta un entorno de trabajo positivo, seguro y basado en la integridad.

Comportamientos e irregularidades denunciables

El Sistema de Información Interna puede utilizarse para denunciar, entre otras, cualquiera de las siguientes situaciones:

• Fraude y corrupción: Actos de fraude, malversación, soborno o corrupción.
• Violación de leyes y reglamentos: Incumplimiento de las obligaciones legales o reglamentarias, incluidas las normas laborales, medioambientales, financieras o de protección de datos.
• Mala conducta en el lugar de trabajo: Acoso, discriminación, intimidación u otras conductas inapropiadas.
• Infracciones contra la salud y la seguridad: Comportamiento que pone en peligro la salud, la seguridad o el bienestar de los empleados o de otras personas.
• Infracciones medioambientales: Actividades que dañan el medio ambiente o violan la legislación medioambiental.
• Mala conducta financiera: Apropiación indebida de fondos, falsificación de la contabilidad o informes financieros incorrectos.
• Conflictos de intereses: Situaciones en las que los intereses personales entran en conflicto con las responsabilidades profesionales.
• Violaciones de la confidencialidad: Acceso no autorizado o divulgación de información confidencial.
• Violaciones éticas o de integridad: Conductas contrarias a los valores, políticas o código ético de la empresa.

Estos ejemplos no son exhaustivos. Cualquier conducta que atente contra los principios de legalidad, equidad o transparencia dentro de Nuvolar puede ser denunciada a través de este canal.

Derechos del informante

Nuvolar garantiza a todos los denunciantes los siguientes derechos en virtud de la Ley 2/2023 y el GDPR:

Derecho al anonimato

Los informantes pueden permanecer en el anonimato. No se requieren datos identificativos a menos que se faciliten voluntariamente. Los informes anónimos recibirán la misma consideración y protección que los identificados.

Derecho a la confidencialidad

Todas las comunicaciones, identidades y documentos se tratan con estricta confidencialidad. Sólo el personal autorizado puede acceder a los datos necesarios para la investigación. La divulgación se limita a los casos exigidos por la ley.

Protección contra represalias

Cualquier forma de represalia -despido, descenso de categoría, acoso o trato profesional negativo- está estrictamente prohibida. Esta protección se aplica incluso cuando la investigación no descubre ninguna infracción, siempre que la denuncia se haya hecho de buena fe.

Derecho a la información

• Se enviará acuse de recibo en un plazo de 7 días naturales a partir de la presentación.
• Se comunicará una decisión o actualización en un plazo de 3 meses, ampliable a 6 meses para casos complejos.

Derecho a la divulgación limitada

Sólo se recogerá y procesará la información esencial para la investigación. Si es necesario compartirla con terceros (por ejemplo, asesores jurídicos), se notificará al informador, a menos que lo prohíba la ley.

Derecho a la protección de datos

Todos los datos se tratan conforme al Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679 y la ley española de protección de datos (LO 3/2018). Los informantes pueden ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación y oposición.

Derecho de supresión

Los datos personales se eliminarán tres meses después del cierre de la investigación, a menos que sea necesario para preservar pruebas o proseguir un procedimiento judicial.

Derecho a un trato justo

Los informadores serán tratados con respeto, imparcialidad y sin discriminación durante todo el proceso.

Procedimiento de investigación del Canal de Denuncias

Fase inicial

Presentación:
Las denuncias se presentan individualmente a través del Canal de denunciasaccesible a todos los empleados y colaboradores.

Detalles del formulario:

• Correo electrónico (opcional para mantener el anonimato)
• Identificación del denunciado (opcional)
• Descripción de los hechos y documentos justificativos
  

Agradecimientos:
La recepción se confirmará en un plazo de 7 días naturales, a menos que ponga en peligro la confidencialidad.

Aclaraciones adicionales:
El RSII puede solicitar más detalles, como el lugar, el momento o pruebas relacionadas con el incidente.

Si no se recibe acuse de recibo en un plazo de 30 días, la denuncia se considerará cerrada, a menos que el caso sea crítico o esté en curso.

Fase de investigación

• Evaluación del riesgo:
  El RSII asignará un nivel de riesgo (BAJO, MEDIO, ALTO o CRÍTICO).
• Recopilación de pruebas:
  La documentación, las entrevistas y la verificación de los hechos se llevarán a cabo de forma confidencial.
• Preparación del informe:
  La RSII elaborará un informe resumido en el que se describirán las conclusiones, medidas y recomendaciones.
• Duración:
  La investigación debe concluir en un plazo de 3 meses, ampliable a 6 meses en casos complejos.

Fase de resolución

• Decisión y comunicación:
  La resolución y, en su caso, las medidas correctoras se comunicarán al informador (si se ha identificado) y al denunciado.
• Posibles resultados:
  • Comprobación de los hechos: Adopción de medidas correctivas o disciplinarias.
  • Sin verificación: Cierre del caso con justificación por escrito.
  • Remisión a las autoridades: Si los hechos indican una conducta delictiva, el caso puede remitirse a las autoridades competentes, con el consentimiento del informador si es necesario revelar su identidad.

Este proceso estructurado garantiza la confidencialidad, la imparcialidad y la diligencia debida a lo largo de toda la investigación.

Canal de información externo (AIPI)

De conformidad con el artículo 16 de la Ley 2/2023, los informantes también pueden presentar denuncias a través del canal externo gestionado por la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AIPI), la autoridad nacional responsable de las denuncias externas.

La AIPI asegura las mismas garantías de confidencialidad, independencia y protección que los sistemas internos, bajo el marco legal establecido por la Ley 2/2023.

Los informes a la AIPI pueden presentarse directamente, sobre todo en los casos en que:

• El canal interno no se considera seguro ni eficaz.
• El informador teme represalias.
• Los hechos denunciados implican a la alta dirección o al Responsable del Sistema de Información Interna (RSII).

El sitio web oficial de la AIPI es https://www.proteccioninformante.gob.es.

La plataforma de información en línea (canal externo) se encuentra aquí: https://www.proteccioninformante.gob.es/presentacion-de-informaciones-sobre-infracciones

Protección de datos y privacidad

Todos los datos personales tratados en el marco de este sistema se tratan de conformidad con:

• Reglamento (UE) 2016/679 (GDPR)
• Ley 2/2023, de 20 de febrero
• Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales

El responsable del tratamiento es Nuvolar. Los datos personales recogidos a través de este canal se procesan exclusivamente con el fin de gestionar informes, investigar posibles infracciones y garantizar el cumplimiento legal en virtud de la Ley 2/2023 y el Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679 (GDPR).

El sistema es operado a través de Bizneo HR, que actúa como procesador de datos en nombre de Nuvolar, garantizando un tratamiento seguro y confidencial.

Los datos se conservan de forma segura durante el periodo legalmente exigido (normalmente hasta 3 meses después del cierre de una investigación, ampliable a 6 meses en casos complejos) y después se eliminan o se convierten en anónimos de acuerdo con la ley.

Para cualquier consulta o para ejercer tus derechos de protección de datos (acceso, rectificación, supresión, limitación u oposición), ponte en contacto con ethics@nuvolar.com.

Para más detalles sobre la protección de datos y los derechos de los informantes, consulta:
https://nuvolar.com/privacy-policy/

Uso indebido de los canales de denuncia y denuncias falsas

El uso indebido o malintencionado del canal de denuncia -incluidas las denuncias falsas a sabiendas- se investigará de acuerdo con las políticas disciplinarias internas y las normas legales aplicables.

Dicha conducta puede dar lugar a acciones disciplinarias o legales, dependiendo de la gravedad y la intención del uso indebido.

Sin embargo, las denuncias de buena fe, aunque no estén fundamentadas, nunca darán lugar a represalias ni a un trato adverso.

Compromiso de Nuvolar

Con la implantación de este Sistema de Información Interna y Defensa del Informador, Nuvolar refuerza su compromiso permanente con:

• Conducta empresarial ética y cumplimiento legal.
• La protección de empleados, clientes y socios.
• Una cultura corporativa transparente, justa y responsable.

Se anima a todos los miembros de Nuvolar a mantener estos valores y a utilizar el canal de denuncias de forma responsable para garantizar la integridad y fiabilidad de la organización.